Rapat Evaluasi dan Pembubaran Panitia Natal Wilayah dilaksanakan hari Selasa, 6 Januari 2026 pukul 19.00 WIB. Rapat diawali dengan doa pembukaan dari Bapak Anton umat Antonius dan kemudian dilanjut pelaporan penggunaan dana dari masing-masing seksi.Adapun hasil evaluasi yang kami himpun setelah pelaksanaan kegiatan tersebut adalah sebagai berikut:
Seksi acara berkeinginan menampung usulan-usulan umat terkait konsep, isi acara dll, namun terkendala keterbatasan, adanya pergantian setlist rundown mendadak pada hari-H, kurangnya informasi terkait talent yang diberikan kepada MC, seksi acara sedikit mengalami kesulitan dalam mendapatkan personil untuk MC, seksi acara mengalami kewalahan dalam meng-handle acara, terdapat kehilangan bingkisan anak yang telah disisihkan panitia.
Seksi dekorasi menyayangkan tidak adanya koordinasi antara seksi acara, talent dan perlengkapan dalam peletakan properti talent, adanya pembongkaran properti dekorasi saaat acara berlangsung tanpa koordinasi.
Terdapat perubahan menu snack dari kesepakatan awal, masih adanya barang kotor dan sampah yang belum dikondisikan pada H+1.
Adanya keluhan umat terkait view/pandangan umat diluar terhadap panggng di dalam, dibutuhkan among tamu/tata laksana untuk mengarahkan umat menuju tempat duduk yang masih kosong terutama di area dalam dan kurangnya komunikasi di dalam internal panitia.
Kehadiran umat yang tercatat melalui daftar hadir sejumlah376 orang, yang artinya tercapai75,2% dari target kehadiran umat atau61,5% dari seluruh jumlah umat wilayah namun masih kurangnya kesadaran personil panitia dalam setiap rapat koordinasi, berdasarkan rata-rata daftar hadir hanya sekitar23 orang dari 44 panitia atau hanya sekitar52,2 % kehadiran dalam setiap rapat koordinasi.
Beberapa saran atau masukan yang kami dapatkan terkait hasil evaluasi, diantaranya:
Jumlah personil seksi acara dapat dipertimbangkan untuk dilakukan penambahan dalam menyiapkan kegiatan ke depannya. Seksi acara dapat menghimpun informasi talent sebanyak-banyaknya agar mempermudah jika dibutuhkan koordinasi lintas seksi. Dibutuhkan koordinasi lintas seksi lebih intens. Diharapkan kesadaran umat, talent maupun panitia dalam menjaga fasilitas yang ada selama acara masih berlangsung, sehingga tidak terdapat kehilangan maupun kerusakan fasilitas yang masih dibutuhhkan selama acara berlangsung.
Konsep kembul bujana atau makan diawal mendapat respon positif umat. Pendistribusian dana khususnya konsumsi dengan metode anggaran berimbang dirasa sudah efektif.
Diharapkan tetap ada kerja bakti pasca acara di H+1 atau menyediakan petugas kebersihan khusus. Diharapkan dapat terbiasa bekerja menggunakan sistem timeline sehingga meminimalisir hambatan kinerja panitia lain yang saling terkait. Diharapakan kesadaraan tanggungjawab dari masing-masing panitia mulai dari koordinasi dan pelaksanaan tugas kedepannya.
Diharapkan ketika Wilayah sudah mendelegasikan pelaksanaan kegiatan kepada panitia, maka segala bentuk tugas dimanage/diatur/dijalankan oleh panitia termasuk surat menyurat sehingga lebih efektif,efisien dan meminimalisir miss komunikasi. (panitia).
Leave a Reply